Jeden Monat pünktlich: Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Abrechnungen an die Mitarbeiter. Für diese Pflichtaufgabe gibt es drei grundsätzliche Wege – und die Wahl hängt weniger vom Budget ab, als die meisten denken.
Weg 1: Selbst abrechnen mit Lohnsoftware
Moderne Lohnsoftware wie Lexware Office Lohn & Gehalt, Sage Payroll oder DATALINE Lohnabzug automatisiert die Pflichtmeldungen weitgehend: Die Programme erstellen Lohnsteueranmeldung und SV-Meldungen, halten gesetzliche Änderungen per Update aktuell und führen durch die monatliche Abrechnung.
Für wen das passt: Kleine Teams mit überschaubaren Lohnarten (feste Gehälter, Minijobs) und der Bereitschaft, sich einmal einzuarbeiten. Die laufenden Kosten sind am niedrigsten – von Jahres-Flatrates (DATALINE ab 99 €/Jahr) bis zu Monatspauschalen nach Mitarbeiterzahl.
Der ehrliche Haken: Die Verantwortung für Fristen und Korrektheit bleibt bei dir. Bei Sonderfällen (Kurzarbeit, Pfändungen, Baulohn) steigt der Einarbeitungsaufwand spürbar.
Weg 2: Hybrid – Software plus Steuerberater
Das Modell der Mitte: Du pflegst Stammdaten, Arbeitszeiten und Änderungen selbst in einer HR-Software (z. B. HRworks oder Personio), die Daten gehen per Schnittstelle an deinen Steuerberater oder ein Lohnbüro – dort entsteht die eigentliche Abrechnung, meist mit DATEV Lohn & Gehalt oder LODAS, dem Marktstandard der Kanzleien.
Für wen das passt: Unternehmen, die die fachliche Verantwortung beim Profi lassen wollen, aber Doppelerfassung und Zettelwirtschaft satt haben. Häufig das wirtschaftlichste Modell im Bereich von etwa 10 bis 80 Mitarbeitenden.
Kosten-Transparenz: Hier ist der Markt am intransparentesten. DATEV listet die Softwarelizenz öffentlich (ab 27,20 €/Monat netto laut offizieller Preisliste), den Preis pro abgerechnetem Mitarbeiter legt aber die jeweilige Kanzlei fest – einen offiziellen Listenpreis dafür gibt es nicht. Auch HRworks und edlohn nennen Preise nur auf Anfrage.
Weg 3: Komplett auslagern ans Lohnbüro
Full-Service-Dienstleister wie Lohnhelden, lohn24 oder cleverlohn übernehmen die komplette Lohnabrechnung inklusive An- und Abmeldungen – du lieferst nur die monatlichen Änderungen zu.
Für wen das passt: Alle, die mit Lohn schlicht nichts zu tun haben wollen, und Betriebe mit vielen Wechseln oder Minijobs (Gastronomie, Reinigung, Einzelhandel). Preislogik: typischerweise Festpreis pro Mitarbeiter oder pro Abrechnungsfall – lohn24 etwa nennt 13 € pro Mitarbeiter und Monat.
Der ehrliche Haken: Pro Kopf gerechnet der teuerste Weg, und du bist auf die Reaktionszeiten des Dienstleisters angewiesen.
Die Entscheidungshilfe in drei Fragen
- Wie viel Sonderfälle hat dein Lohn? Nur feste Gehälter und Minijobs → Selbstabrechnung ist realistisch. Zuschläge, Schichten, Pfändungen → Hybrid oder Outsourcing.
- Wer soll haften, wenn etwas schiefgeht? Wenn die Antwort „nicht ich“ lautet → Hybrid (Steuerberater) oder Outsourcing.
- Wie oft ändert sich dein Team? Hohe Fluktuation macht Festpreis-Outsourcing pro Abrechnungsfall attraktiv; stabile Teams fahren mit Software-Pauschalen günstiger.